Anträge und Co. einfach online erledigen –

von Hansestadt Lüneburg am 12.02.2025

Anträge und Co. einfach online erledigen – ein Blick in die Arbeitsweise des städtischen Teams für E-Government

 

HANSESTADT LÜNEBURG. – Einfach online, so lautet der Slogan der Hansestadt Lüneburg für alle Dienste, die Privatpersonen und Unternehmen bequem vom Sofa bzw. Schreibtisch aus erledigen können. Doch wer sorgt eigentlich dafür, dass im Lüneburger Rathaus von A wie Abbruchgenehmigung bis W wie Wohngeld immer mehr Leistungen online gehen? – Ein fünfköpfiges Team, das mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen vor allem viel Übersetzungsarbeit zwischen Informatik-, Verwaltungs- und Gebrauchssprache leistet. Ihr gemeinsames Ziel: Die Hansestadt Lüneburg auf dem Weg von der Offline-Verwaltung zum Online-Dienstleister voranbringen.

Florian Schlenker zum Beispiel ist gelernter Kaufmann mit Nerd-Qualitäten. Allein, um im vorigen Sommer die Online-Anmeldung der Erstklässler an den Grundschulen zu ermöglichen, waren mehrere hundert Zeilen Programmcode notwendig. Nur ein Teil des gesamten und auch seines Jobs. Fleißarbeit. „Aber es macht schon Spaß, wenn man der richtige Typ dafür ist“, sagt Schlenker.

 

Eher der Typ für das Ganzheitlich-Technische ist Pascal Smolarczyk. Als Wirtschaftsinformatiker betrachtet er, welche technischen Systeme für die einzelnen Verwaltungsleistungen ineinandergreifen müssen. Er managt dieses Miteinander und entwickelt standardisierte Prozesse.

Soweit zum Team Informatik in der fünfköpfigen Abteilung, die im Rathaus den Titel „E-Government und OZG“ trägt. OZG steht für Onlinezugangsgesetz. Und das ist, laut Website des Bundesinnenministeriums, „die rechtliche Grundlage für das bis dato größte Modernisierungsprojekt der öffentlichen Verwaltung seit Bestehen der Bundesrepublik“.

Der erste Schritt für jedes funktionierende Digitalisierungsprojekt heißt Kommunikation. Alle Beteiligten sollen verstehen, welche Art Technik, Ansprache, Verwaltungsablauf es überhaupt braucht. Was ist das für eine Dienstleistung? Was könnte besser laufen? Wer ist die Zielgruppe? Sind es Eltern, die Eingliederungshilfe für ihr Kind beantragen, oder Hotelbetriebe, die Angaben zur Beherbergungssteuer melden?

 

Mit um solche Fragen kümmert sich Verwaltungsfachwirt Lukas Heutelbeck. Sein Fokus liegt auch darauf, das Nötige vom Unnötigen zu trennen. „Wir möchten ja nicht 20 Jahre alte Formulare eins zu eins ins Netz stellen. Wir möchten Prozesse so einfach und ansprechend wie möglich gestalten, dabei alle rechtlichen Vorgaben erfüllen.“ Das Gute: Eine Person durch einen Antrag zu lotsen und an den entscheidenden Stellen ganz konkrete Unterstützung und verständliche Erklärungen anzubieten, das ist online viel leichter als auf einem DIN-A4-Bogen.

Noch ein Vorteil, und zwar für die Verwaltung: Der Online-Antrag kommt in aller Regel vollständig mit allen nötigen Angaben bei ihr an. Denn fehlt etwas Entscheidendes, wird dies dem/der Absender:in angezeigt und das Dokument nicht verschickt.

Dabei ist es natürlich ein langer Weg vom ersten Beratungsgespräch bis zum guten Online-Dienst. Betriebswirtschaftler Alexander Schulz kennt die anfänglichen Vorbehalte und unterschiedlichen Erwartungen. Eine Dienstleistung zu digitalisieren beinhaltet eben auch Fragen zu stellen. Es kann eingespielte Abläufe und Sicherheiten durcheinanderbringen. Andererseits besteht der Wunsch eine bestimmte Leistung online anbieten zu können, um Einwohnende wie Mitarbeitende schnell zu entlasten. Doch die Projektliste ist lang. Was in jedem Fall wichtig ist, ist zuhören, erklären, motivieren und überzeugen.

Wo immer es passt und Prozesse beschleunigen kann, nutzt das städtische E-Government-Team Fertigbausteine von Dritten. Für die Online-Leistungen zum Unterhaltsvorschuss etwa kooperiert die Hansestadt mit dem Bundesland Bremen. Das Stichwort „EfA“, kurz für Eine für Alle, versammelt Angebote, die von einem Bundesland entwickelt wurden und von anderen eingesetzt werden können. Hier den Überblick zu behalten, im Detail zu prüfen, was für Lüneburg passt und wo z.B. eine Eigenentwicklung geeigneter ist, das übernimmt als Teamleitung Stefan Merker. Der technikaffine Verwaltungsbeamte kümmert sich auch um die Prioritätensetzung. Devise: Je einfacher und zügiger eine Online-Leistung umzusetzen ist und je mehr Menschen davon voraussichtlich profitieren, desto eher ist sie an der Reihe.

 

Rund 40 Prozent der mehr als 100 städtischen Dienstleistungen werden nach diesem Prinzip bis zum Ende des ersten Quartals 2025 online in der Hansestadt verfügbar sein. Die Fortschritte waren zuletzt im November 2024 Thema im Ausschuss für Finanzen und Interne Services.

Größte Herausforderung bislang war die Grundschul-Anmeldung zum Sommer 2024, denn 800 Nutzer:innen sollten innerhalb weniger Tage auf die Leistung zugreifen können. Die richtigen Infos sollten im Nu bei 11 verschiedenen Grundschulen eingehen. „Die Schnittstellen haben wir selbst gebaut. Das Feedback war durchweg positiv.“

Ein anderes Beispiel: Der Bewohner-Parkausweis wird laut Merker inzwischen zu 99 Prozent online beantragt - und bezahlt. So wie im Onlinehandel auch einfach per PayPal, Kreditkarte und Co. Für Stefan Merker und das Team ein echter Mehrwert: „Das spart viel Zeit auf beiden Seiten. So macht das Spaß.“

 

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Alle Online-Dienstleistungen der Stadt: https://service.hansestadt-lueneburg.de

 

Foto: Hansestadt Lüneburg

 

Bildunterschrift: Das Team E-Government / OZG arbeitet daran, dass immer mehr Dienstleistungen der Stadt "einfach online" zu erledigen sind.  Von links: Alexander Schulz, Lukas Heutelbeck, Stefan Merker, Pascal Smolarczyk, Florian Schlenker.

 

 

Grafik: Hansestadt Lüneburg

 

 

© Fotos: Hansestadt Lüneburg

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